Любая организация однажды почувствует потребность в каком-то электронном документообороте. Компании часто сопротивляются «этому стремлению» и сдерживаются затратами и сложностями, связанными с внедрение систем электронного документооборота (СЭД). Эффективное использование СЭД, требует серьезных изменений в работе практики, хотя большинство технических аспектов решаются путем принятия недорогих баз данных и более простая интеграция со средой Windows. Полезная СЭД должна не только контролировать документы, но также обеспечивают доступ к ним по всей организации и даже клиентам или другим участникам проекта через интернет. СЭД должна также централизовать данные в легкодоступная среда, позволяющая пользователям легко хранить, получать и изменять информацию. Целью управления документами является обмен информацией путем обеспечения безопасности документов, доступный, извлекаемый и взаимозаменяемый. Решением этой ситуации являются системы электронного документооборота. СЭД сокращает время на поиск информации, помогает отслеживать движение документов, что снижает возможность потери документа. Повышается скорость протекания процессов по обработке документов, сокращается время на их копирование. Важным эффектом от внедрения СЭД является общее повышение исполнительской дисциплины, оповещение о поручениях, обеспечение удобного доступа к документам и заданиям, в частности, извне организации, возможность мониторинга загруженности сотрудников.
Системы электронного управления документами - это базовый уровень систем создания, как показано на рис.1. Данные из автономных систем создания вводятся либо с диска, либо сканируются в систему. СЭД затем обеспечивает систему хранения и поиска данных с выходными данными в виде бумажных или компьютерных файлов.
Рисунок 1. Системы электронного управления документами
Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций.
С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.
Рисунок 2. Структура системы электронного документооборота
Многие организации используют СЭД, чтобы стандартизировать способ, которым информация для любого человека с правильными привилегиями может найти и получить доступ к документу, который они хотят. СЭД помогает пользователям легче выполнять свою работу и обеспечивает компании безопасность, надежность данных и управление рабочими процессами. Многие из этих функций в конечном итоге экономят время, упрощают работу, защищают инвестиции, вложенные в создание этих документов, обеспечивают соблюдение стандартов качества, позволяют вести аудит и обеспечивать подотчетность.
СЭД имеют следующие преимущества:
- В целом эффективное размещение и доставка документации
- Возможность управлять документами и данными независимо от исходной системы или формата
- Возможность интеграции компьютеризированных и бумажных систем.
- Контроль доступа, распространения и модификации документов
- Предоставление инструментов редактирования и разметки документов
- Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
- Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
- Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.
Так же система электронного документооборота имеет свои недостатки. Их стоит брать во внимание при принятии решений о внедрении систем электронного документооборота. Основной проблемой внедрения системы электронного документооборота является модернизация технической инфраструктуры, в том числе приобретение необходимого оборудования (источники бесперебойного питания, серверы и т.д.) и программного обеспечения (ПО). Затем проводится установка программного обеспечения на сервер и рабочие места пользователей, а также настройка системы.
Таким образом, автоматизированные системы документооборота необходимы в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Эффект от внедрения СЭД делится на две части:
- прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время и т.п.;
- косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль за исполнением, возможность накопления знаний и др.)
По причине того, что эффект от СЭД измеряется не прямой экономией ресурсов, а заметным повышением качества труда сотрудников, следовательно, и качеством работы всей организации, СЭД находят все более широкое применение [1]. Для коммерческих предприятий это – фактор выживания и развития, для ведомств и государственных структур – возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами.
По нашему мнению, процесс внедрения СЭД, независимо от сферы ее деятельности организации, численности ее персонала и территории присутствия – сложный многоэтапный процесс, который необходимо реализовывать во всех организациях, так как данная система позволит систематизировать, облегчить и повысить эффективность работы всей организации.
Сангинов К.М.
Центр исследования инновационных технологий при Национальной академии наук Таджикистана
Литература
- Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687
- Гришенцев А.Ю., Коробейников А.Г. Постановка задачи оптимизации распределённых вычислительных систем // Программные системы и вычислительные методы. 2013. № 4. С. 370-375.